Địa chỉ : Số 118 - Tổ 9 K3 - Thị trấn cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội. Tel: 04 2245 0069 - Fax : 043 763 2942 - Hotline: 0982 530 567
  • abc
  • abc
  • abc
  • abc
  • abc

Tìm kiếm

Ngôn ngữ: Vietnam English

Hỗ trợ trực tuyến

Quảng cáo

Kiến thức

TT số 21/2013/TT-BNN PTNT Ban hanh DM  thuốc BVTV 2013

TT số 21/2013/TT-BNN PTNT Ban hanh DM thuốc BVTV 2013

Thông tư Số 21 /2013/TT-BNNPTNT ngày 17 thang 4 năm 2013 Ban hành Danh mục thuốc bảo vệ thực vật được phép sử dụng, hạn chế sử dụng, cấm sử dụng và Danh mục bổ sung giống cây trồng được phép sản xuất, kinh doanh ở Việt Nam

xc

Định mức đơn giá phòng trừ mối năm 2012

Định mức đơn giá phòng trừ mối năm 2012

Tập định mức đơn giá phòng trừ mối trong công trình xây dựng và xử lý côn trùng gây hại ban hành kèm theo Quyết định số: 20QĐ/TWH ngày 26 tháng 06 năm 2012 của Hội KHKT Lâm nghiệp Việt Nam.

xc

Danh mục thuốc BTVT 2012( Mối và bảo quản lâm sản)

Danh mục thuốc BTVT 2012( Mối và bảo quản lâm sản)

Danh mục thuốc BTVT 2012( Mối và bảo quản lâm sản) được phép sử dụng, hạn chế tại VIệt Nam năm 2012

xc

Danh mục thuốc bảo vệ thực vật 2012

Danh mục thuốc bảo vệ thực vật 2012

Danh mục thuốc BVTV 2012 được phép sử dụng, hạn chế sử dụng, và cấm sử dụng tại Việt Nam năm 2012 ban hành kèm theo thông tư 10/2012/TT-BNNPTNT ngày 22/2/2012.

xc

Các loại côn trùng

  • cc9
  • ct9
  • ct6
  • ct 5a
  • ct4
  • Ct1
  • k9a
  • k9
  • k8
  • k7
  • k6
  • k5
  • k4
  • k3
  • k2
  • k1
  • nhen
  • bongua
  • bongua
  • kien7
  • kien5
  • dao xuan
  • kien
  • Moilinh1
  • Acromyrmex1
  • kien cat la 1
  • la suong
  • top 5
  • kien cat la
  • ctn 3t bo 12
  • ctn 3t bo2
  • ctn 3t bo 1
  • ctn 3t bo 8
  • ctn 3t BO4
  • ctn2tranh 8
  • ctnew1
  • moitho
  • moichua1
  • moi tho
  • ong bap cay
  • Bo 11
  • CONTRUNGLA
  • K.inchanus
  • hoa va ong
  • contrungla
  • Batterfly
  • Chuon1
  • 1-4
  • ct3
  • chuon chuon trang nau
  • chuon chuon ot
  • Chuon chuon
  • Termite
  • ong1
  • KIENLA
  • kien nam trong nam nho

Một số kinh nghiệm trong quá trình bảo quản, lưu giữ và tu bổ tài liệu I

Xin trân trọng giới thiệu với độc giả một số biện pháp bảo quản, lưu trữ, tu bổ, phục chế và trưng bày tài liệu lưu trữ. Đây là những kinh nghiệm của DRO (Devon Record Office của Anh). Hy vọng đây sẽ là một tài liệu tham khảo lý thú đối với những người làm công tác lưu trữ ở Việt Nam.

 

 1.Công việc của Phòng bảo quản

Mục đích của công tác lưu trữ là đảm bảo rằng lịch sử đã được viết sẽ được bảo quản để sử dụng cho hiện tại và các thế hệ tương lai. Trong quá trình này, người làm công tác bảo quản giữ vai trò trung tâm  đằng sau bằng việc cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật  và phương pháp bảo quản. Nhiệm vụ của người làm công tác bảo quản là bảo quản và đảm bảo độ bền vững của tài liệu, do vậy điều cần thiết là ngăn ngừa quá trình hư hỏng tài liệu, đồng thời làm sao để tài liệu ít bị tác động nhất khi cho phép các nhà nghiên cứu có thể  tiếp cận. Một loạt các phương pháp đã được sử dụng trong bảo quản và đòi hỏi phải có kỹ năng thành thục, do phần lớn các tài liệu là duy nhất và không thể thay thế.

Các tài liệu được hình thành từ các vật liệu hữu cơ, và do vậy  chúng dễ bị tổn hại và tích trong mình những yếu tố phá huỷ chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công.

Nhiệm vụ của nhà bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ là tu bổ hoặc phục chế tài liệu, mà còn là việc bảo quản những tài liệu này. Việc bảo quản là một quá trình nhằm ngăn ngừa   nguy cơ huỷ hoại tài liệu và những hư hại vật lý của tài liệu  phải được tu bổ. Các phương pháp và kỹ thuật được lựa chọn theo quy cách bảo quản đã được công nhận sau đây ủng hộ việc can thiệp tối thiểu và không khiến cho tài liệu bị hư hại. Đây cũng là lý do giúp những đặc trưng và cấu trúc ban đầu của tài liệu được gìn giữ. Có nhiều minh chức cho thấy vật liệu mới được sử dụng trong quá trình tu bổ và không làm mờ thông tin. Việc mất tài liệu không được tính đến, do điều này có thể khiến thông tin bị mất hoặc sai lệch. Không cần cố gắng tạo ra những vật liệu mới giống như các tài liệu gốc, nhưng phải được sự đồng thuận của các chuyên gia và tương thích. Tất cả vật liệu mới phải được thử và chấp thuận trước khi được mua để sử dụng, đề phòng trường hợp ngược lại. Những ưu tiên cho công tác bảo quản được tính đến đối với những tài liệu không thể tìm ra những tư vấn thích hợp do điều kiện của loại tài liệu này, những tài liệu có nguy cơ rủi do cao do yêu cầu bảo quản rất cao và đây là những tài liệu rất có giá trị.

Cần rất nhiều giá tài liệu trong quá trình thực hiện việc bảo quản, và do vậy việc bảo quản là một quá trình lâu dài và tỉ mỉ; một chương trình bảo quản (kiểm soát môi trường và bao gói) được thực hiện. Hy vọng các nhà nghiên cứu sẽ nhận ra rằng một số tài liệu lưu trữ được giới thiệu với họ trong điều kiện chất lượng bao gói mới  chỉ là một phần nhỏ trong các kho lưu trữ nắm giữ, nhưng thời gian và sự giúp đỡ của các tình nguyện viên sẽ cải thiện tình trạng này. Cần đưa  ứng dụng chụp micro film  các tài liệu được sử dụng nhiều  giúp rất nhiều trong việc làm giảm những tác động hao mòn lên tài liệu. Đây là nguyên nhân của  những lo ngại cho rằng các tài liệu có thể  không thích hợp đối với việc sao chép hoặc không có sẵn do tính chất phải xử lý đặc biệt của tài liệu  và những am hiểu đặc biệt về tài liệu.

2.Tạo các tài liệu mới cho gia đình, cộng đồng và văn bản kinh doanh

Khi mua vật liệu viết cho các văn bản mới, bạn muốn các văn  bản được giữ lâu dài; ví dụ: biên bản cuộc họp của tổ chức xã hội, nhật ký cá nhân, sổ sách của câu lạc bộ…; những gợi ý sau đây sẽ bảo đảm rằng bạn đã chọn được chất liệu đúng. Nhiều người trong chúng ta sẽ dùng giấy có sẵn hoặc sách được mua mà không biết nhiều loại giấy hiện nay có chất lượng thấp và nếu các tài liệu được ghim bằng  những vòng nhựa xoáy, viết bằng loại mực viết hiện đại, và giữ trong điều kiện không tốt, tài liệu sẽ không chống chọi được với thời gian. Hãy xem lại những cặp tài liệu của những năm 1960 của thế kỷ trước, bạn sẽ không nghi ngờ gì về sự tàn phá của thời gian. Nếu bạn là một thư ký mới, hoặc là sử gia của gia đình thì hãy dũng cảm và làm thay đổi điều này. Bạn sẽ không phải nuối tiếc về những nỗ lực của mình hoặc về những chi phí đắt đỏ và điều này sẽ giúp cho những tài liệu mà bạn tạo nên có thể tồn tại được thậm chí là hàng trăm năm.

  • Giấy viết và sổ ghi/sổ cái, cần phải là loại giấy có thể lưu trữ, bảo quản lâu dài, không bị mục. Có nhiều tên gọi cho các loại giấy này như giấy woodfree, giấy trung tính hay còn gọi là giấy phi acid (acid free), giấy buffered (buffered paper). Các công ty cung cấp các nguyên vật liệu cho bảo quản tài liệu lưu trữ có tất cả các loại giấy này, nhưng cần đặt ra yêu cầu cao nhất. Nếu yêu cầu của bạn cao, thì sẽ rất dễ dàng cho những người khác khi sử dụng giấy có chất lượng như bạn yêu cầu. Giấy tái chế chỉ tốt cho môi trường nhưng lại có tuổi thọ kém.
  • Nên sử dụng mực chất lượng tốt dành cho bút và tem dùng tốt. Loại mực có chứa hàm lượng carbon cao sẽ có độ bền cao nhất, rất đen và chống nước. Loại mực này được mô tả dưới tên “độ bền vĩnh cửu”, đậm màu (pigment),  mực tàu, mực văn kiện (document ink), mực thư pháp (calligraphers), mực lưu trữ (archival).  Mực này dùng cho nhiều loại bút từ bút có bi đầu tròn đến loại bút ngòi sử dụng mực nước.
  • Không nên cố sử dụng mực màu trừ phi bạn biết rằng loại mực đó sẽ không bị mờ hoặc bay. Mực đỏ chỉ mang tính nhất thời và dễ bị bay trong điều kiện độ ẩm hiện nay, và màu vàng thường bị mờ. Mực in laser là loại mực ổn định nhất trong các loại mực in hiện đại hiện nay. Mực photocopy thường có chất lượng thấp, nhưng sẽ được cải thiện nếu giấy dùng là loại tốt. Bản in bằng giấy fax sẽ bị bay rất nhanh trong điều kiện độ sáng cao, nếu muốn giữ bản fax lâu dài thì cần phải chuyển tài liệu sang một dạng khác.
  • Để giữ các bản tài liệu đơn cùng nhau thì kẹp giấy bằng đồng tốt hơn ghim sắt. Nên tránh những đồ dễ bị gỉ. Nên tránh dùng băng dính, vấn đề là việc dùng băng dính sẽ gây ra tác hại lớn hơn rất nhiều so với sự tiện dụng ngay lập tức của nó. Gần như là hầu hết các vật liệu dính sẽ làm biến màu và gây hại đến giấy theo thời gian.
  • Các album ảnh nên được sắp xếp theo kiểu cũ, kẹp giữa các trang giấy bìa đã khử acid (free acid)  với loại giấy bóng kính (glassine paper) hoặc giấy bạc an toàn (silversafe paper). Các bức ảnh được gắn vào lề giấy. Công việc này hiện đã trở nên phổ biến hơn do những hư hại của các tấm ảnh tự dính đã xuất hiện, nhưng những bức ảnh trước những năm 1950 hoặc những ảnh tư liệu quý hơn thì nên giữ trong các điều kiện tốt nhất. Đối với các phim âm bản, thì có thể mua các loại giấy  và ống bảo quản để bảo vệ.

Nên tạo ra nhiều bản sao nếu muốn. Thông thường chỉ cần một bản sao để sử dụng chung, và một bản khác làm bản gốc.

3. Những yếu tố ảnh hưởng tới tài liệu lưu trữ

+ Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của acid, làm tăng nấm mốc. Làm mềm độ dính. Làm yếu sợi giấy. Riêng nhiệt độ cao sẽ làm cho giấy giòn hơn.

+ Ánh sáng  là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) do giấy bị yếu đi, mực và màu bị mờ, và làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ. Các tia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất.

+ Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ hút ẩm cao. Là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng.

+Acid  là nguyên nhân của thủy phân acid (acid hydrolysis) – là hiện tượng của việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi. Các nguồn acid có trên tờ giấy có thể sản sinh là từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung và ô nhiễm không khí.

+ Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết các đồ lưu trữ khác.

+ Nấm và mốc tạo ra acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích thước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu. Nấm và mốc rất phát triển trong môi trường có tính acid.

+ Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ.

+ Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loại vật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ.

+ Điều kiện kho kém do sách và tài liệu lưu trữ bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khi lưu trữ các bản đồ. Các vật liệu bao gói có tính acid và lưu huỳnh.

+ Các rủi ro khác  như hỏa hoạn, nước, hoặc sập giá tài liệu.

4. Công tác bảo quản và những trợ giúp đầu tiên đối với tài liệu lưu trữ

Bảo quản là phương cách tốt nhất để tránh không phải cứu giúp tài liệu khỏi  bị hủy hoại. Nếu  có thể bảo quản tốt tài liệu bằng việc bao gói và xử lý tốt, thì có tiết kiệm được thời gian và chi phí. Nếu bạn biết một vài quy tắc trong công tác bảo quản, thì việc bảo quản không còn là  vấn đề lớn. Sau đây là một số những phương cách được xem là tốt nhất và và là tài liệu tham khảo cho những người làm công tác bảo quản. Những quy tắc này tính đến việc người làm công tác bảo quản sẽ sử dụng bao gói có chất lượng để đựng tài liệu lưu trữ có tuổi thọ trên 50 năm hoặc những tài liệu được coi là đặc biệt quý.

  • Giữ tài liệu trong một phòng có không khí không bị dao động lớn trong ngày hoặc theo mùa. Cần có phòng đệm dự phòng với quạt thông gió. Gác mái và tầng hầm không tốt cho việc lưu trữ tài liệu mà còn tạo điều kiện cho nấm và mốc phát triển, đây có thể là nơi trú ngụ của côn trùng và loài gặm nhấm. Cần để sách xa tường. Đường ống nước cũng cần tránh do có thể bị rò gỉ và hoặc ngập sàn kho.
  • Cần cất giữ tài liệu trong những hộp có chất lượng hoặc là đã được khử acid (free – acid) hoặc là giấy và bìa đã khử acid (free-acid). Chỗ đặt hộp phải xa ánh sáng trực tiếp, nhiệt (bộ tỏa nhiệt), hoặc là cây cối do côn trùng có thể ẩn nấp. Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng đối với tài liệu lưu trữ giấy và giấy da không được vượt quá 13-15 độ C/độ ẩm 55-60%, đối với ảnh phải dưới 20 độ C/độ ẩm 30-40%. Dụng cụ đo độ ẩm hoặc bộ điều khiển điện tử có thể được sử dụng để kiểm soát đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm theo đúng quy định.
  • Môi trường ẩm có thể tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển. Cần gói hút ẩm, để làm giảm độ ẩm và bẫy côn trùng, trong hộp đựng tài liệu. Nếu phát hiện thấy mốc, không cần phải cố gắng làm sạch khi tài liệu  vẫn còn hơi ẩm, mà trước hết cần làm khô  bằng hệ thống thông gió tốt. Dựng các tờ tài liệu và các cuốn sách  đứng lên. Khi tài liệu khô, đặt tài liệu vào một tấm giấy phẳng và dùng chổi mềm để làm sạch bề mặt. Bào tử mốc có thể tác động xấu tới sức khỏe, cần thận trọng trong quá trình làm sạch, cần sử dụng mặt nạ và găng tay, làm việc trong phòng có thông gió tốt hoặc bên ngoài trong điều kiện thời tiết tốt. Không khí quá khô cũng có thể ảnh hưởng tới chất lượng của giấy và là nguyên nhân khiến tài liệu bị giòn và ố.
  • Ánh sáng ban ngày có chứa tia cực tím mạnh nhất, đây có thể là nguyên nhân khiến giấy bị mờ, ố và giòn. Mức ánh sáng thích hợp cho tài liệu trưng bày là 50 lux, mức sáng này tương đối mờ. Ánh sáng đèn điện có thể được chấp nhận với điều kiện có màn che.
  • Đặt các bức ảnh trong ống đựng ảnh. Các album ảnh nên được chèn bằng các tấm giấy bạc an toàn (silversafe) giữa các tấm ảnh mặc dù giấy bóng kính (glassine paper) được coi là thích hợp. Phim âm bản nên được bọc cẩn thận bằng giấy bạc an toàn hoặc phong bì.
  • Bản đồ, sơ đồ và các tài liệu lưu trữ khổ lớn khác, lý tưởng nhất là cần giữ trong mặt bằng có độ phẳng, nhưng cũng có thể cuộn bỏ ống và bảo vệ ống bằng một lớp vải.

Cần phải suy nghĩ kỹ trước khi có ý định phục chế/tu bổ tài liệu, không được cố ép phải làm. Tốt nhất là hạn chế cầm vào tài liệu và tài liệu cần được bao gói tốt. Để bảo đảm cho nguồn thông tin và những kỳ vọng về kết quả bảo quản cuối cùng, thì: không nên sử dụng băng dính trong bất cứ lý do nào. Do việc này sẽ khiến tài liệu nhanh bị tổn hại do bị ố, mờ và về lâu dài có thể gây ra những vết bẩn của bụi dính.  Nếu phải dính các tờ tài liệu lại với nhau thì nên sử dụng giấy có dính (tem, giấy có dính ghi nhãn), hoặc hồ nước. Nếu nghi ngờ không thể dùng được những vật liệu này thì có thể sử dụng kẹp giấy bằng đồng thay vì kẹp bằng sắt.

  • Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng cho tài liệu lưu trữ là 13-18 độ C/độ ẩm 55-65%
  • Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng cho bảo quản ảnh là dưới 20 độ C/ độ ẩm 30-40% 

5. Bảo quản tài liệu giấy

Những quy tắc đầu tiên của việc bảo quản các tài liệu bằng giấy là phải bảo quản trong điều kiện tốt, giữ tài liệu xa ánh sáng và tránh xa điều kiện quá nóng hoặc quá lạnh, môi trường phải sạch bụi. Nhiệt độ và độ ẩm lý lưởng là 13-18 độ C/độ ẩm 55-65%. Đựng trong hộp sơn tĩnh điện, có bìa bọc, có hộp hoặc ống bọc bằng nhựa trơ (inert plastic sleeve). Chụp lại ảnh, scan hoặc sao chép lại film. Việc bao gói cẩn thận sẽ giúp cho tài liệu trông có giá trị hơn và sẽ giúp làm giảm việc làm bẩn tài liệu khi được tra cứu và hạn chế bị mòn do người tra cứu có thể nhấm ngón tay ướt cho dễ lật. Không nên cố tu bổ tài liệu mỏng mảnh đặc biệt là phải tránh dùng băng dính. Hư hại do nấm mốc hoặc côn trùng hoặc mực có tính acid cần được tu bổ bằng những người chuyên làm công tác tu bổ. Cần phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia tu bổ khi thực hiện.

Tại Anh, các tài liệu giấy có trước năm 1830 vẫn tốt do các tài liệu này được soạn trên chất liệu giấy từ sợi bông hoặc sợi lanh tốt và thường được bảo quản trong điều kiện khá sạch, nếu không  bị mực có tính acid (acidic ink) hoặc kho chứa kém. Do Cuộc cách mạng công nghiệp và nhu cầu lớn về sách in, nên không thể có đủ giấy vải. Giấy được dùng thay thế là loại giấy bột gỗ giá rẻ do vậy giấy này khó đáp ứng được tiêu chuẩn như mong đợi. Để làm cho loại giấy mới sạch và bóng, đã có một số phụ gia được thêm vào. Các nhà sản xuất giấy ở Anh như Alum, Rosin, Size và Kaolin đã cho thêm nhiều thành phần phụ gia khác nhau nên những sản phẩm này bị phân rã nhanh. Tại Anh, các giấy tờ và sách cuối thời nữ hoàng Victoria phân rã nhanh hơn so với thời trước đó. Điều này vẫn đúng vào thời nay. Mực và giấy ngày nay dường như không chống chọi nổi với phép thử của thời gian. Bất cứ ai sở hữu những cuốn sách ra đời trong những năm chiến tranh có thể nhận thấy sự biến đổi về màu sắc và cảm nhận được sự phân rã của giấy.

Thư tín. Được đặt riêng từng tờ hoặc một tập. Việc cuộn các bức thư này sẽ khiến giấy dễ bị hỏng. Do vậy cần bảo quản các bức thư theo các tờ đơn lẻ hoặc tập bọc ngoài bằng bìa cứng đã khử acid (acid – free).

Sách. Sách được làm sạch bằng chổi mềm quét bụi. Nếu không được đem ra trưng bày thì việc bọc sách cẩn thận sẽ giúp tránh ánh sáng và bụi tác động. Cần tránh lấy sách trên giá bằng cách kéo sợi vải đánh dấu trang có trên sách. Cần cầm gáy sách và kéo nhẹ ra ngoài. Nếu sách gặp vấn đề khó khăn khi lấy ra thì cần tìm thợ đóng sách để tu bổ lại.

Tạp chí. Giấy in báo thường được làm từ loại bột gỗ có chất lượng thấp và không dùng cho việc bảo quản lâu dài, nhưng dĩ nhiên những người làm công tác bảo quản lại mong muốn lưu trữ lâu dài. Điều may mắn là phần lớn các tạp chí đều giữ bản microfilm, các bản sao cứng của các tờ báo và thường khó thay thế. Chỉ có một số ít báo chí địa phương không thực hiện việc này và nhiều tờ trong số này không còn xuất bản nữa. Những tờ báo này làm như vậy để tiết kiệm chi phí.

Báo, tạp chí thường bị ố vàng và dính rất nhanh tiếp đó là bị rách và bắt đầu bị mủn. Giấy in cũng rất dễ bị hút nước do vậy nó rất hữu ích cho việc làm giấy bồi. Tờ báo sẽ không nằm trong nỗ lực bảo quản trừ phi tờ báo là độc bản. Việc cần phải làm để bảo quản tờ báo là đặt nằm trong những hộp sơn tĩnh điện, tránh ánh sáng và nhiệt độ quá nóng hoặc lạnh. Việc đóng gói cũng cần được thử, nhưng quá trình này có thể làm sản sinh ra hiện tượng vi khí hậu vốn là hiện tượng có thể đẩy nhanh quá trình mục tài liệu. Những sửa chữa nhỏ  với băng bảo quản, có sẵn từ các nhà cung cấp, (không dùng băng dính), để chặn sự phát triển của chỗ báo bị mủn có thể chỉ được chấp nhận đối với tờ tạp chí.

6.Giấy da và dấu niêm phong

 Giấy da và giấy da cừu (parchment and vellum) thường là từ chỉ loại giấy mịn mỏng làm từ da cừu hoặc da dê. Giấy da (parchment) thường chắc và có màu kem, đây là loại giấy thường làm từ da cừu và dùng để viết bản thảo hoặc in. Giấy da vellum là loại giấy da mềm và dẻo hơn, có màu trắng nhờ, được làm từ da bê hoặc cừu và được dùng để đóng sách hoặc viết.

Giấy da (parchment) có thể chịu được ẩm và ướt để làm cho bề mặt của tờ giấy trở nên phẳng sau khi bị méo. Nhưng việc này cũng thường là nguyên nhân để mốc phát triển, di trú trên bề mặt của tờ giấy và sẽ khiến cho bản thảo trở nên khó đọc. Hiện tượng này, cùng với tác hại của mùi da mủn, là lý do chính cho việc phải giữ cho giấy da parchment ở độ ẩm thích hợp khoảng 50-60%.

Khi da trở nên khô thì miếng da sẽ bị cong, lồi lên và lõm xuống, và sẽ cần các chuyên gia để làm cho miếng da phẳng trở lại. Trường hợp xấu nhất là miếng da có thể giống như bánh mỳ và rất giòn khi ở trong điều kiện quá khô. Việc này sẽ không thể chấp nhận được nếu miếng da chỉ bị ở một góc hoặc một mặt của tài liệu. Nhiệt độ lý tưởng để bảo quản giấy da parchment là 13-18 độ C.

Mực viết trên giấy da parchment cũng phải rất khác so với mực viết trên giấy thông thường, trong đó mực phải nằm ở trên bề mặt da và không được thấm sâu vào da. Nhưng việc này cũng có thể khiến mực có xu hướng bị bong ra nếu miếng da parchment bị gập lại hoặc làm cho phẳng ra. Khi trưng bày một bản tài liệu da parchment, ta có thể quan sát được bụi, mực và cát, rơi ra từ nếp gấp. Do vậy, việc mất chữ là không tránh khỏi. Nếu bản thảo bị mờ,  đôi lúc có thể đọc bằng đèn chiếu tia cực tím (ultra-violet lamp).

Các tài liệu bản rộng được gói trong một gói ép chặt hoặc cuộn chặt rất dễ cho việc mở ra và có thể xảy ra việc bị gãy và vỡ khi cố mở rộng các tài liệu này. Nếu hiện tượng này xảy ra thì nên ngừng việc mở tài liệu và tìm tư vấn từ các chuyên gia bảo quản có kinh nghiệm. Có một số phương pháp để làm phẳng giấy da parchment một cách chuyên nghiệp. Nếu các bản giấy da này dễ mở thì nên chèn vật nặng giữ tại các góc của bản giấy.

Làm viền và khung cho bản giấy da parchment gây ra nhiều vấn đề hơn so với giấy thông thường. Muốn để phẳng, thì viền và khung phải phù hợp với kiểu duy trì tình trạng này. Các chuyên gia làm khung và bảo quản sẽ biết rất rõ điều này. Cần thận trọng với những người không chuyên trong công tác bảo quản; cần đặt ra yêu cầu về bảo hiểm và chất lượng cho việc làm khung và viền.

***

Các dấu ấn niêm phong (applied and pendant seals) cũng phải cần được tính đến, đây không chỉ đơn giản là dấu bám vào tài liệu. Dấu niêm phong rất giòn và có thể dễ bị gãy nếu bị va chạm hoặc rơi. Việc gập hoặc cuộn tài liệu có thể ảnh hưởng đến dấu niêm phong. Nên có một miếng vải đệm bông hoặc giấy khử acid xung quanh dấu ấn  để giúp dấu niêm phong tránh được va chạm và giữ sạch. Nếu dấu niêm phong bị vỡ, thì cần có một túi nhỏ có bông xung quan để bảo vệ những miếng vỡ khỏi bị mất.

Trong trường hợp có khung, việc tạo lõm ở viền sẽ giúp bảo vệ dấu niêm phong, và thường không cần có thể một vật bảo vệ khác.

Ánh sáng, việc làm sạch nhẹ bằng những đầu bông khô đều cần trong hầu hết các trường hợp. 

7. Bọc bìa sách, các tập tài liệu hoặc bản đồ để phẳng bằng loại giấy manila

Đoạn này nói về việc các bìa sách tránh bụi để bảo vệ sách và các tấm bản đồ khỏi bụi và ánh sáng, bạn cần có một chút khéo tay, và mong muốn bảo vệ những cuốn sách của bạn. Để bảo vệ sách khi sắp xếp trên giá, nên mua những tấm bìa bọc hai mặt của cuối sách.

Một số nguyên liệu và thiết bị cần thiết cho công việc này:

Bìa cứng bằng giấy Manila khử acid         Thước kẻ dài

Tấm lót cắt giấy                                              Dụng cụ gập giấy (dùng để cuộn và rạch)

Kéo                                                                   Dao dọc giấy và dao stanley  (Stanley Knife)    

                                                                           Bút mực lưu trữ                           

1. Đưa cuốn sách  đặt vào giữa tờ giấy Manila khổ rộng đủ để phủ toàn bộ tài liệu.

2. Lấy thước kẻ và dụng cụ gấp giấy, phân thẳng 4 mép của cuốn sách với tờ giấy đặt dưới và giấy đặt dưới dài hơn cuối sách khoảng gần 3mm/3,5 mm. Đừng tỏ ra hào phóng nới rộng nếu muốn tài liệu lưu trữ của bạn vừa vặn với lớp bọc để tránh bị trầy xước.

3. Dùng kéo cắt theo các đường đã vạch sẵn.

4 . Bỏ cuốn sách ra khỏi tờ giấy bìa lót sau đó gập và ép tờ bìa bằng dụng gập giấy. 

5. Mở tờ bìa vừa được gấp sau đó cho cuốn sách vào.

6. Các bước cắt góc, tạo nắp làm thành hộp đựng sách thực hiện như theo hình vẽ sau:

 

 

 


 

Quá trình tạo bìa bảo vệ một cuốn sách

Sau đó dùng loại bút mực dùng trong lưu trữ ghi tên sách ra ngoài bìa, ở gáy sách. Tùy từng độ dày, mỏng của cuốn sách để điều chỉnh bìa, và khối lượng bìa dùng.

 8. Bọc sách bằng vải

Vải bọc sách để thay thể dạng giấy Manila khử acid. Việc bọc bằng vải khiến cho cuốn sách trông giống như dùng ở nhà và to lớn hơn, nhưng lại rất có hiệu quả trong việc ngăn chặn tác động của bụi và ánh sáng.

Các bước để thực hiện quy trình bọc này như sau:

1. Giặt vải chưa tẩy trong nước nóng bằng bột giặt phi sinh học (non-biological) để làm mất lớp hồ vải.

2. Cắt vải có 4 góc hình như theo hình vẽ để vừa với cuốn sách cần bọc, một mặt của miếng vải phải phủ được toàn bộ mặt cuốn sách. Khâu các mảnh khóa dán vào các mảnh vải như theo hình vẽ, nhằm giúp ghép các mảnh vải tạo thành túi kín để bảo vệ sách.      

3. Đặt sách vào trong miếng vải đã hoàn tất các công đoạn trên, gấp phần vải phía dưới lên, sau đó là phần vải hai bên cuốn sách và cuối cùng là phần đầu có gắn miếng khóa dính. Khi gập sách trong miếng vải cần để sao cho cuốn sách và mảnh vải ở mức vừa vặn nhất, không bị quá chật hoặc lỏng.

4. Có thể thay miếng dính  bằng dải dây cotton.

5.  Dùng bút dạ không xóa để ghi nhãn vào bìa vải. Có thể dùng bàn là để ấn nếp các mép vải.

 

 

Quá trình bọc vải cho một cuốn sách

 9. Bảo quản các hộp đựng với khối lượng lớn

 Hộp có thể được thiết kế đặc biệt để đựng một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ và sách bọc. Hộp thích hợp cho việc dựng những cuốn sách có khối lượng nặng và các tài liệu lưu trữ bị hỏng nặng cần giữ gìn và bảo vệ đặc biệt. Việc dùng các hộp này có thể là giải pháp kinh tế thay thế co việc đóng lại sách. Các dạng hộp có thể đặt làm từ các nhà sản xuất.

 

   Đoàn Thị Thu Hà -  Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước