Địa chỉ : Số 118 - Tổ 9 K3 - Thị trấn cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội. Tel: 04 2245 0069 - Fax : 043 763 2942 - Hotline: 0982 530 567
  • abc
  • abc
  • abc
  • abc
  • abc

Tìm kiếm

Ngôn ngữ: Vietnam English

Hỗ trợ trực tuyến

Quảng cáo

Kiến thức

TT số 21/2013/TT-BNN PTNT Ban hanh DM  thuốc BVTV 2013

TT số 21/2013/TT-BNN PTNT Ban hanh DM thuốc BVTV 2013

Thông tư Số 21 /2013/TT-BNNPTNT ngày 17 thang 4 năm 2013 Ban hành Danh mục thuốc bảo vệ thực vật được phép sử dụng, hạn chế sử dụng, cấm sử dụng và Danh mục bổ sung giống cây trồng được phép sản xuất, kinh doanh ở Việt Nam

xc

Định mức đơn giá phòng trừ mối năm 2012

Định mức đơn giá phòng trừ mối năm 2012

Tập định mức đơn giá phòng trừ mối trong công trình xây dựng và xử lý côn trùng gây hại ban hành kèm theo Quyết định số: 20QĐ/TWH ngày 26 tháng 06 năm 2012 của Hội KHKT Lâm nghiệp Việt Nam.

xc

Danh mục thuốc BTVT 2012( Mối và bảo quản lâm sản)

Danh mục thuốc BTVT 2012( Mối và bảo quản lâm sản)

Danh mục thuốc BTVT 2012( Mối và bảo quản lâm sản) được phép sử dụng, hạn chế tại VIệt Nam năm 2012

xc

Danh mục thuốc bảo vệ thực vật 2012

Danh mục thuốc bảo vệ thực vật 2012

Danh mục thuốc BVTV 2012 được phép sử dụng, hạn chế sử dụng, và cấm sử dụng tại Việt Nam năm 2012 ban hành kèm theo thông tư 10/2012/TT-BNNPTNT ngày 22/2/2012.

xc

Các loại côn trùng

  • cc9
  • ct9
  • ct6
  • ct 5a
  • ct4
  • Ct1
  • k9a
  • k9
  • k8
  • k7
  • k6
  • k5
  • k4
  • k3
  • k2
  • k1
  • nhen
  • bongua
  • bongua
  • kien7
  • kien5
  • dao xuan
  • kien
  • Moilinh1
  • Acromyrmex1
  • kien cat la 1
  • la suong
  • top 5
  • kien cat la
  • ctn 3t bo 12
  • ctn 3t bo2
  • ctn 3t bo 1
  • ctn 3t bo 8
  • ctn 3t BO4
  • ctn2tranh 8
  • ctnew1
  • moitho
  • moichua1
  • moi tho
  • ong bap cay
  • Bo 11
  • CONTRUNGLA
  • K.inchanus
  • hoa va ong
  • contrungla
  • Batterfly
  • Chuon1
  • 1-4
  • ct3
  • chuon chuon trang nau
  • chuon chuon ot
  • Chuon chuon
  • Termite
  • ong1
  • KIENLA
  • kien nam trong nam nho

Một số kinh nghiệm trong quá trình bảo quản, lưu giữ và tu bổ tài liệu II

Phần tiếp theo...

 

 10. Bảo quản bản đồ và sơ đồ cuộn trong các túi vải

Bản đồ nên được bảo quản ở dạng phẳng là tốt nhất, nhưng do hạn chế về kho chứa, việc cuộn bản đồ là lựa chọn an toàn và bản đồ cũng thường được bảo quản ở dạng cuộn. Việc dùng túi để bọc ngoài sẽ giúp cho bản đồ tránh được bụi, bẩn, và một số va chạm hư hại khác. Tốt nhất là nên đặt bản đồ vào trong một hộp hoặc túi để tránh nguy cơ bị trầy xước và mòn trong quá trình cầm di chuyển. Các tài liệu cuộn tròn có thể cầm và nâng lên đặt xuống mà không lo bị hư hại.
Các nguyên liệu cần thiết để làm một túi bảo quản bản đồ hoặc sơ đồ như sau:
+ Vải mộc
+ Dây cotton mộc
+ Các nhãn nhỏ
+ Ống và ống cuộn bằng bìa, đường kính rộng( loại dùng trong lưu trữ hoặc giấy manila đã khử acid và dài hơn so với độ dài của bản đồ sau khi đóng gói vào khoảng 5-8 cm)
Dụng cụ cần thiết để tạo ống:
+ Máy khâu hoặc khóa
+ Thước dây
+ Kéo và kim gút
Các bước để tạo ống như sau:
1. Cuộn tài liệu ra bên ngoài ống và buộc chặt bằng dây vải.
2. Đo tài liệu sau khi đã cuốn để cho vào túi bảo vệ.

 

Có hai bước đo cần thực hiện:
a) Độ dài, cộng với đường kính của ống cuộn, cộng với 11 hoặc 10 cm để buộc.
b) Chu vị của ống cuộn, cộng thêm 5,5 hoặc 5 cm.
3. Cắt mảnh vải theo các thước đo đã đo
4. Cắt dây vải cho mỗi ống cuộn hai hoặc nhiều hơn, dây dài bằng chu vi của ống cuộn tròn cộng thêm 36 đến 40 cm nữa. Nếu tấm tài liệu dài thì số dây buộc sẽ cần nhiều hơn. Khoảng cách buộc là 40-45 cm.
5. Đặt tấm bản đồ đã cuộn vào trong túi, buộc lại và bảo quản. 

(Xem hình vẽ)

11. Bản đồ và sơ đồ để phẳng 
Bản đồ và sơ đồ cần được để phẳng và có thể để trong vỏ nhựa có hoặc không có bìa bằng giấy đã khử acid. Việc bao bọc như vậy sẽ giúp bảo vệ tốt cho những tờ bản đồ hoặc sở đồ mỏng. Tuy nhiên, không dùng biện pháp bảo quản này nếu như bản đồ và sơ đồ có loại mực dễ bong hoặc có trang trí trên bề mặt bằng lá vàng. Nên chọn kích cỡ của vật liệu bảo quản dài hơn tài liệu cần bảo quản khoảng 2-2,5 cm. Những vật liệu này nên đặt ở các cơ sở chuyên sản xuất đồ dành cho bảo quản tài liệu lưu trữ.

12. Một vài hướng dẫn về triển lãm tài liệu lưu trữ
Theo thời gian, các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ có mong muốn triển lãm những tài liệu này để đáp ứng nhu cầu của một bộ phận người dân, đồng thời đây cũng là việc làm có ý nghĩa giáo dục. Nhìn từ quan điểm của công tác bảo quản, việc này sẽ khiến tài liệu bị hư hại hoặc làm giảm tầm quan trọng của tài liệu. Dưới đây là một số gợi ý để tài liệu lưu trữ có thể được bảo vệ một cách tốt nhất khi đem trưng bày, vận chuyển. Những gợi ý này cũng giúp cho tài liệu không bị hư hại khi được bảo quản trở lại sau đợt trưng bày.
* Tài liệu cho mượn phải nhận được sự bảo vệ đúng cách trong quá trình lấy ra khỏi chỗ bảo quản thông thường. Trong quá trình vận chuyển, trong suốt cuộc triển lãm hoặc trong thời gian triển lãm cần được lập kế hoạch và che đậy.
* Khi không được trưng bày thì tài liệu cần được để ở nơi an toàn, tốt nhất là cần được bảo vệ.
* Tài liệu nên trưng bày ở trong hộp có bảo quản để tránh người tham quan sờ vào hoặc và tránh tai nạn rơi, đổ. Không được đặt tài liệu tại những nơi quá rộng hoặc có biến động lớn về nhiệt hoặc nơi có nước và những nơi dễ có vật rơi xuống. Nhiệt độ thích hợp nhất cho trưng bày tài liệu là 13-21 độ C và độ ẩm là 45-60%. Ô nhiễm không khí do bụi, khói xe, thuốc lá, hoặc thậm chí là nhiệt của nước đun cũng cần giữ ở mức tối thiểu.
* Hộp để trưng bày tài liệu cũng cần tránh để xa nơi có ánh sáng mặt trời. Phòng trưng bày nên được che rèm với ánh sáng điện ở mức tối thiểu nhằm tránh tỏa nhiệt, ví dụ bóng đèn sợi đốt sẽ làm nóng không khí khi sử dụng. Không nên đặt các nguồn sáng bên ngoài hộp trưng bày. Đèn sợi quang là lựa chọn tốt nhất do ánh sáng lạnh. Nếu dùng loại đèn khác, nên đến ánh sáng ở mức thấp nhất có thể, độ sáng cho các tài liệu trưng bày của bảo tàng khoảng 50 lux.
* Các cửa sổ lý tưởng cần có lọc chống tác động của ánh sáng tia cực tím.
* Sách lưu trữ cần có đệm đỡ phía dưới khi trưng bày, để bảo vệ gáy sách khỏi bị gãy hoặc bị kéo căng.
* Nếu sách dễ bị lật khi mở ra để trưng bày thì cần có dây nẹp để giữ. Nếu triển lãm kéo dài hơn một tuần thì cần thay đổi trang trưng bày để tránh trường hợp một trang bị trưng bày quá lâu dưới ánh sáng.
* Nếu dùng vải để làm viền hoặc phủ lên hộp trưng bày thì có thể dùng loại vải len cháy chậm. Cần tránh để những vật mới được sơn hoặc phết keo gần triển lãm, do tài liệu có thể bị ám mùi và bị tác động xấu.
* Trong quá trình triển lãm, cần phải kiểm tra thường xuyên, không nên cho khách tham quan sờ, chạm, hoặc làm cong tài liệu trưng bày.
Nếu có tai nạn xảy ra, không nên tác động sửa chữa ngay đối với tài liệu mà nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia.

13. Khung và viền tài liệu 
Lưu ý đến các tác phẩm nghệ thuật trên giấy
Khung hoặc viền thường là lựa chọn để bảo vệ cũng như làm nâng cao giá trị của tài liệu. Một số kỹ thuật làm khung viền thường không đáp ứng được yêu cầu bảo vệ, thậm chí còn có thể làm hỏng thêm tài liệu nguyên gốc. Bạn cần thuyết phục người làm khung sử dụng loại vật liệu tốt nhất cho lưu trữ việc này sẽ tạo nên giá trị rất tốt về lâu dài. Những dấu hiệu cho thấy khung cũ bị hư hại là bẩn, vàng, bị ố và côn trùng phá hoại, do tờ bìa chưa được khử acid, khung và kính không vừa do vậy cần bảo vệ cả bên trong và ngoài. Cần khung để bảo vệ khỏi ô nhiễm không khí, sự bất ổn định cố hữu của giấy hoặc giấy da parchment, ánh sáng, nhiệt, độ ẩm, côn trùng và con người.
Sau đây là những phương cách để bảo đảm tuổi thọ lâu dài cho tài liệu, ảnh và tác phẩm nghệ thuật trên giấy. Nếu có thể sao ra một bản, thì đây sẽ là công việc hữu ích cho bảo vệ tài liệu nguyên bản và sẽ giúp giảm chi phí.

* Chuẩn bị tài liệu. Không được dùng keo hồ để làm bìa hoặc tỉa cho vừa hoặc gập hoặc đánh dấu lên tài liệu, do những hành động này sẽ ảnh hưởng tới giá trị của tài liệu. Nếu tài liệu bị hư hại hoặc có nguy cơ mục nát, để tu bổ cần tham khảo ý kiến của chuyên gia tu bổ.

* Có hai dạng tờ bìa có thểphù hợp để làm khung bảo quản, dùng trong bảo tàng  bảo quản, do khung và tờ bìa dính là những vật tiếp xúc trực tiếp với tài liệu nên cần phải được dùng là loại có chất lượng tốt nhất. Cần tham khảo ý kiến của người chuyên làm khung về khung bảo quản tài liệu.

* Khi làm khung ảnh, cần phải sử dụng một tấm bảng sạch làm từ giẻ để làm đệm sau, do tấm bìa kiềm (alkaline board) có thể ảnh hưởng tới tài liệu.

* Lắp kính. Không nên để tài liệu chạm vào kính, người làm khung sẽ làm đường viền để tránh điều này. Những tác động xấu của ánh sáng sẽ được hạn chế bằng việc sử dụng tấm lọc tia cực tím, như kính lọc hoặc kính UVA.

* Nếu sử dụng các khung cũ cần bảo đảm rằng các khung này vẫn trong tình trạng tốt và không bị bẩn hoặc côn trùng phá hoại. Sử dụng loại đinh không gỉ có mũ hoặc không mũ. Bìa đệm cần làm từ loại vật liệu trơ, với đường viền bằng phim nhựa (polyester film). Chỗ hổng cần được gắn bằng loại giấy phết keo chất lượng tốt, không được dùng băng dính. Bảo quản giấy ghi và nhãn của khung cũ, đồng thời cho thêm một nhãn ghi tình trạng của công việc đã hoàn thành để bảo tồn các tiêu chuẩn.

* Treo khung làm đã hoàn thành tránh xa tác động trực tiếp của nhiệt, như lò sưởi và trên tường không đối diện với cửa sổ.

* Các tác phẩm nghệ thuật trên giấy cần được bảo quản bằng giấy chất lượng tốt hoặc các nhà bảo quản tranh, ảnh chuyên nghiệp.

14. Bảo quản ảnh

Do chúng ta sở hữu rất nhiều ảnh gia đình, nên các bức ảnh có thể dễ bị rơi vào quên lãng. Ngày nay, các ảnh này thường có nguồn gốc là ảnh trong máy tính để ra hoặc in hoặc không, ảnh in trên giấy, phim âm bản từ các bộ xử lý thông thường, tờ kính ảnh phim đèn chiếu và những bức ảnh cũ còn sót lại từ giữa thế kỷ thứ 19. Những bức ảnh quý hiếm này và những âm bản của các bức ảnh hiện đại có thể khiến chúng ta lo ngại khi bảo quản do theo thời gian các bức ảnh này sẽ có giá trị về lịch sử và ý nghĩa đối với gia đình và cộng đồng, và có thể theo thời gian đây sẽ là một phần có ý nghĩa quốc gia.
* Vật liệu ảnh cần để ở nơi thoáng khí, khô ráo, mát. Cần tránh để ảnh ở gác mái hoặc trong hầm. Cần chọn một khu vực xa tường ngoài nơi có dao động về nhiệt độ và độ ẩm thấp nhất. Điều kiện lý tưởng để bảo quản ảnh là nhiệt độ trong khoảng 16-18 độ và độ ẩm là 30-40%..
* Luôn luôn phải làm sạch tay khi kiểm tra ảnh, nếu có thể nên đeo găng tay cotton không có xơ để tránh dấu tay hoặc có vết trên bề mặt ảnh. Nên để ảnh trên một tấm giấy sạch. Sử dụng bút chì mềm để ghi đằng sau bức ảnh.
* Không được xếp chồng ảnh hoặc phim âm bản kính, và không bao giờ được đặt bất cứ thứ gì lên ảnh. Tránh sử dụng băng dính, ghim dập, ghim kẹp giấy hoặc dây cao su trong khi sắp xếp hoặc làm gọn ảnh..
* Không nên cố gắng làm phẳng những tấm ảnh bị cong, nên hỏi ý kiến của chuyên gia tu bổ.
* Nên để album ảnh và sách ảnh vào một giá sách để bảo vệ cấu trúc của cuốn sách.
* Không được hút thuốc, ăn hoặc uống tại nơi đang có công việc liên quan đến xử lý ảnh.
* Khi cần, có thể sử dụng bản sao, đặc biệt trong trường hợp ảnh là phim âm bản.

15. Trưng bày ảnh

Những bức ảnh gốc và phim âm bản không nên trưng bày thường xuyên, nhưng có thể bảo vệ và sử dụng những bản sao cho việc trưng bày. Các bức ảnh màu và những tờ kính ảnh phim đèn chiếu rất dễ bị tổn thương do bị phai màu và hỏng do vậy những vấn đề sau cần được lưu ý khi trưng bày ảnh:
* Cần phải lựa chọn ảnh, không nên trưng bày quá nhiều ảnh, đặc biệt là những bức ảnh độc bản không có phim âm bản. Nếu có thể nên trưng bày bản sao.
* Nên nhớ việc cầm, vận chuyển, và thay đổi môi trường tác động rất lớn đến các bức ảnh, cả hiện đại lẫn cổ.
* Cần phải làm sạch tay, dùng găng tay cotton sạch để cầm ảnh, và cầm ở gờ các bức ảnh bằng cả hai tay.
* Cần có khung và viền thích hợp, như giấy bạc an toàn. Khi làm khung một bức ảnh, chính là đã tạo ra một vi khí hậu (microclimate) có thể ảnh hưởng đến đến bề mặt mỏng manh của tấm ảnh. Cho nên cần phải thận trọng và làm đúng theo quy trình đã giới thiệu ở trên.
* Giữ mức ánh sáng ở mức thấp nhất có thể, ánh làm mờ ảnh thậm chí chỉ trong một thời gian ngắn. Tại phòng triển lãm, che rèm và sử dụng ánh sáng điện, ánh sáng tự nhiên thường rất mạnh. Ánh sáng lý tưởng là nên dùng đèn ánh sáng lạnh (cool tungsten lam) và đèn lọc tia cực tím (U.V filtering).
* Các album ảnh nên được trưng bày có tấm đệm đỡ để bảo đảm cho cấu trúc của cuốn sách và có tấm giấy bạc an toàn phủ lên ảnh.
* Tốt hơn là không nên thường xuyên trưng bày ảnh hoặc phim âm bản. Các bức ảnh toàn cảnh hoặc ảnh tư liệu cần thận trong khi làm phẳng và tạo khung.
* Không được cho phép thực phẩm, đồ uống hoặc hút thuốc gần nơi có ảnh, tai nạn có thể xảy ra và các bức ảnh dễ bị ô nhiễm do không khí.
* Hãy chiêm ngưỡng các bức ảnh nhưng cần lưu ý rằng các bức ảnh này sẽ dễ hỏng hơn khi chúng xuất hiện.

16. Phương tiện hiện đại

Phương tiện hiện đại hoặc “hồ sơ ghi máy” đòi hỏi phải có thiết bị đọc dữ liệu. Trong cuộc cách mạng công nghệ đang diễn ra rất nhanh, thông tin có thể được lưu trữ với định dạng (formats) và phần cứng yêu cầu để lưu giữ cho hiện tại và cho mục đích sử dụng có lợi.
Hồ sơ loại này có rất nhiều dạng, và mỗi hồ sơ trong đó sẽ có một hoặc nhiều dạng lưu trữ.
Những hình thức lưu trữ trong đó có những tài liệu loại này sinh ra có rất nhiều, nhiều gia đình có một hoặc nhiều tài liệu, và nhiều người có thể có mong muốn bảo quản những thông tin hoặc hình ảnh về mình. Đây cũng vấn đề đặt ra đối với công tác bảo quản, và lời khuyên tốt nhất là nên tham kiến chuyên gia trong từng lĩnh vực. Không chỉ có thể, trong quá trình sản sinh ra tài liệu này còn có các công việc như cầm, lưu giữ và copy các thông tin vào nơi cần. Phim, băng từ, đĩa mềm, đĩa CD và DVD có ảnh hưởng tương đối đến người dân.
Dưới đây là một số nguyên tắc cần thiết rất cơ bản trong bảo quản tài liệu lưu trữ dạng này, và có 3 điểm cần lưu ý:
1. Giữ bản gốc ở tình trạng tốt nhất có thể. Công việc này bảo đảm cho tính vẹn toàn ban đầu của tài liệu khi sản sinh ra.
2. Sao tài liệu sang sang dạng lưu trữ tốt nhất hiện có. Sao - Kiểm tra chất lượng – Sao lại.
3. Nếu thiết bị đọc dữ liệu chưa thể có, thì cần bảo quản tài liệu cho tới khi sự phát triển của công nghệ có thể xử lý dữ liệu theo một hướng khác.
Lời khuyên chung nhất cho phần lớn các tài liệu lưu trữ bằng vật mang tin hiện đại là: bất cứ vật mang tin nào được xem là hiếm hoặc không phổ biến thì nên hỏi ý kiến của các chuyên gia. Hạn chế tối đa bụi bẩn tại nơi lưu trữ tài liệu. Giữ tài liệu trong hộp hoặc trong tủ chuyên dụng có cửa hoặc nắp khít. Hạn chế tối đa rung động hoặc tác động vào nơi lưu trữ. Đĩa lưu trữ cần đặt đứng để tránh bị cong vênh. Thường xuyên làm sạch đầu đọc thiết bị. 

Băng từ, video, cassette, đĩa mềm

Kho lưu trữ- trong trường hợp những băng và đĩa dạng này được sản xuất từ vật liệu có thể hư hỏng. Vỏ đĩa và nhãn đĩa bao gói ban đầu cần được lưu trữ cùng với băng và đĩa, nhưng cần có rào bảo vệ. Các băng từ nên để xa khu vực có thể sản sinh ra từ như (tivi/loa) và tốt nhất là để trên giá gỗ hoặc giá tiếp đất. Cũng có một số ý kiến cho rằng băng video tốt nhất nên chuyển qua loại phim nhựa. Nên thường xuyên kiểm tra tài liệu, việc này sẽ giúp phát hiện sớm những hư hại, cần có các bước giảm bớt việc này và thay thể bằng sản phẩm tốt hơn. Tua lại băng trước và sau khi xem.

Đĩa Compaq (CD)

Làm sạch - Sử dụng vải mềm lau từ trong ra. Không bao giờ được dùng chất tẩy rửa để làm sạch đĩa. Thổi không khí lên bề mặt đĩa sẽ giúp làm sạch bụi hiệu quả hơn.
Cạnh và mặt ngoài nhãn đĩa là nơi dễ bị tổn hại, do lớp tráng trên bề mặt đĩa rất mỏng và không như quảng cáo của nhà sản xuất, có thể bị bong và phồng làm ảnh hưởng tới thông tin lưu trữ ở dưới vốn rất mỏng.
Khi cho đĩa ra khỏi vỏ không được làm cong bề mặt đĩa. Lỗ nhỏ ở tâm đĩa được thiết kế để giúp giữ đĩa không bị tuột. Đĩa bị cong sẽ làm mất lớp tráng mỏng trên mặt đĩa vốn là một phần cấu trúc quan trọng của đĩa.
Để đĩa ở nơi xa nhiệt và đèn chiếu tia cực tím. Những yếu tố có thể làm hỏng đĩa CD có thể nhìn thấy qua việc lớp tráng bị sạm màu hoặc mốc trên bề mặt mà không thể làm sạch. Sự lão hoá của nhựa là nguyên nhân của tình trạng này. Đôi khi, giữa các đĩa có khoảng cách nhỏ để ngăn các đĩa nhưng thường ở mặt không có nhãn không được hưởng những lợi ích từ khu vực này bằng mặt có nhãn. Việc làm sạch các vỏ đĩa cũng giúp cho đĩa ít bị hư hại hơn.Thông thường việc chèn vào một miếng đệm đen có thể chứa những chất không mong muốn. Nếu đĩa CD bị ẩm hoặc bẩn, thì phun nhẹ nước lên sau đó dùng giấy thấm lượng nước còn tồn, không được cọ lên mặt đĩa. Có thể thổi hoặc dùng máy sấy.

17. Phim điện ảnh

Sử dụng kim loại làm sạch hoặc đựng phim trong ống nhựa. Lý tưởng nhất là để mặt nhũ tương của phim vào trong. Đầu phim trắng cần gắn vào mỗi cuối cuộn phim để bảo vệ. Dùng bút dạ để ghi nhãn phim vào mỗi hộp đựng. Lưu trữ phim ở nơi xa ánh sáng, nhiệt và ẩm trong phòng thoáng khí. Khi phim có dấu hiệu hỏng cầm tìm cách cứu ngay lập tức, không được trì hoãn. 

18. Sự tàn phá của thiên niên kỷ đối với tài liệu lưu trữ

“Dùng hộp đựng tài liệu” nếu cần

Có một sự thúc ép đáng kể trong việc chôn vùi những thời khắc buồn của lịch sử bị che dấu do sự tò mò của hậu thế. Bất chấp việc đã có nhiều thất bại trong việc này, “hội chứng kho báu bị lãng quên” không tính đến những tác động phá huỷ của tài liệu nói chung và đặc biệt là những điều kiện rất bất lợi của hộp đựng tài liệu, đó vẫn là những dự án phổ biến. Việc lựa chọn giữ bí mật theo kiểu truyền thống hoặc để trong một hộp bảo quản như một hộp gửi ở ngân hàng hay toà nhà lưu trữ kín sẽ làm tăng khả năng sống sót của tài liệu cho tới thời hạn giải mật. Nếu không muốn bị tác động tiêu cực, những điểm sau đây sẽ giúp bạn có lựa chọn đúng đắn khi bắt đầu. Ở đây có 3 điểm chính cần giải quyết: Chất lượng vật lý của tài liệu bạn lựa chọn để cho vào hộp, cấu trúc của hộp, tài liệu hướng dẫn nội dung và vị trí của hộp đựng.
1. Lựa chọn sách hoặc tài liệu, được in hoặc viết trên giấy tốt nhất có thể. Tạp chí hoặc các loại tài liệu có giấy chất lượng thấp khác có tính acid cao, do thành phần của bột gỗ tạo nên, dễ bị phá huỷ nhanh và góp phần làm hỏng lây sang những tài liệu khác trong hộp. Tạo các bản sao những tài liệu có chất lượng giấy thấp này sang loại giấy đủ chất lượng để lưu trữ để bảo đảm tuổi thọ.
2. Các bức ảnh và phim âm bản có cơ hội tồn tại rất lớn khi cho vào hộp đựng và đây là lựa chọn phổ biến. Các bức ảnh in đen trắng là lựa chọn tốt nhất do đây là ảnh có tính ổn định cao hơn so với ảnh màu. Cho các tài liệu dạng này vào những phong bì ảnh có chất lượng lưu trữ tốt hoặc kẹp giữa bằng loại giấy tráng bạc an toàn.
3. Chỉ đựng những tài liệu không yêu cầu bất cứ một công nghệ hoặc thiết bị nào khác ngoài mắt hoặc tay khi sử dụng hoặc diễn giải ra. Phim điện ảnh với âm thanh số (digital soundtrack) có thể còn tồn tại nếu sử dụng trên máy đơn giản. Các băng video có thể bị phá huỷ và có thể sẽ không có thiết bị để sử dụng các loại đĩa sản sinh từ công nghệ thông tin hoặc đĩa CD, tuy nhiên công nghệ trong lai có thể đọc được tốt những định dạng cũ. 
4. Tránh để các loại tài liệu lưu trữ dạng cao su hoặc nhựa đựng trong hộp, do độ bền của chất liệu này không tốt, đặc biệt là đối với những dạng như đĩa CD. Pin, chất lỏng ở bất cứ dạng nào khác hoặc chất hữu cơ tốt nhất là có các minh hoạ dưới dạng khác như bằng ảnh.
5. Đóng gói mỗi loại tài liệu vào một phong bì đủ chất lượng để lưu trữ, bìa hoặc hộp, hoặc bọc trong giấy lụa phi acid. Ghi nhãn bằng bút chì hoặc loại mực không trôi/bền. Nếu có thêm những loại tài liệu đựng cùng trong hộp, nhưng bạn không chắc về độ bền hoặc có hợp cùng nhau hay không thì tốt nhất là nên tham khảo ý kiến của chuyên gia bảo quản.
6. Lựa chọn một hộp đựng không gỉ, không rò và có độ bền lâu dài. Loại hộp này hầu hết các nhà sản xuất hộp để kinh doanh thường có sản xuất loại này, nhưng loại hầm chôn có tro đã rất thành công trong việc bảo quản dạng này. Bạn có thể tự làm hộp bằng loại hộp polypropylene (loại loại nhựa có thể chịu được nhiệt), hộp nhôm, hoặc bằng thép không gỉ với niêm phong bằng butyl hoặc miếng đệm bằng polypropylene.
7. Ghi nhãn hoặc chạm trổ bên ngoài hộp bằng vật liệu bền. Lập danh sách nội dung và mục đích của hộp lưu thành bản sao. Một bản để trong hộp lưu trữ và một bản làm hồ sơ để ngoài.
Với bất cứ chủ đề gì được lựa chọn, hãy tạo cho nó thành một câu chuyện lịch sử của bạn, thống kê, điều tra, lập bản đồ hoặc đơn giản là bộ sưu tập ngẫu nhiên các vật lạ, nghĩ ra các vấn đề này trong khi cố gắng đánh bại thời gian… 

19. Thảm hoạ - không nên quá hoảng hốt
Không được làm bất cứ việc gì vội vàng hấp tấp khi có thảm hoạ xảy ra và liên hệ ngay với người làm công tác tu bổ để có lời khuyên hữu ích.

Nước. Thảm hoạ do nước phần lớn thường xảy ra ở những nơi có kho lưu trữ kém và không chú ý đến mái kho hoặc hầm của toà nhà, khu nhà, nhà cấp bốn, nhà thô; hoặc ngập do vỡ ống nước. Nước có thể là vấn đề ít gây lo ngại nhất trong tất cả các thảm hoạ khác đối với tài liệu lưu trữ nếu như có hành động cứu tài liệu khẩn trương và không quá hoảng hốt.
Thông thường, tài liệu chưa bị nhoè nhiều sau một thời gian ngắn và nhiều loại mực và giấy có tính ổn định ở mức đáng kinh ngạc. Khi có vụ việc lớn xảy ra nên gọi ngay tới Dịch vụ cứu trợ tài liệu lưu trữ khẩn cấp và làm theo hướng dẫn của họ. Tuy nhiên, cũng cần phải chú ý tới tác động của thảm hoạ tới sức khoẻ như phải đeo kính bảo hộ và găng tay nếu bị nước cống tràn hoặc có chất ăn da. Trong trường hợp này, cũng nên gọi ngay cho chuyên gia.
Bắt đầu cứu tài liệu bằng cách tách rời ra và làm khô tài liệu. Một quạt gió rất hữu dụng trong việc làm khô tài liệu và giữ cho không khí lưu thông (thận trọng khi sử dụng hơi nóng do việc này có thể gây ra một số vấn đề không mong muốn). Trong một số trường hợp, có thể sử dụng vải trắng hoặc giấy giấy thấm để cứu những tài liệu bằng giấy mỏng. Không nên cố gắng làm sạch tài liệu cho tới khi giấy khô, do khi giấy khô sẽ làm cho tài liệu ít bị bẩn hơn hoặc ít bị biến dạng hơn. Loại bỏ ngay các vật liệu bao gói không cần thiết. Nên biết rằng khi sách bị ướt và giấy bị xếp chồng lên sẽ rất nặng, việc này sẽ rất khó khăn cho việc gỡ tài liệu và có thể là nguyên nhân làm tổn thương tình trạng vật lý của tài liệu.

Mốc. Một khi bị ẩm, tài liệu có nguy cơ bị mốc rất cao, nếu tình trạng ấm và vi khuẩn tiềm ẩn thì nấm mốc có thể ủ hàng năm trời. Nếu một chồng giấy ẩm gặp không khí thuận lợi nó có thể chỉ cần trong vòng 24 giờ hoặc ít hơn để cho mốc phát triển với màu sắc giống như cầu vồng (đặc biệt là loại màu hồng và màu vàng). Việc cho phép tài liệu có thể có một mức độ ẩm nhẹ cũng dễ bị mốc tấn công. Sách để trên giá có thể bị mốc ở giữa các khoảng cách của các cuốn sách hoặc quanh các cạnh bìa sách. Việc gỡ bỏ các khung tranh có thể tạo ra một vùng vi khí hậu giống như một nhà kính một khi có ẩm xung quanh. Do vậy cần phải cách ly các vật liệu và tách các tờ giấy bị nhiễm mốc. Cần quạt để làm khô sách bằng cách để cuốn sách lỏng ra và chú ý không tác động để làm hỏng các đường khâu hoặc gáy sách. Cần phải có biện pháp bảo vệ và bọc sách.
Khi có mốc trên giấy thì có thể tẩy mà không cần dùng đến hoá chất và việc này không cần phải chuyên gia bảo quản mới làm được. Tác phẩm nghệ thuật trên chỉ có thể “sạch” khi được một nhà tu bổ nghệ thuật can thiệp. Cần phải hết sức tránh tạo ra các điều kiện thuận lợi cho mốc phát triển. Mốc chứa hàng triệu bào tử và chúng tồn tại trong cấu trúc tại giấy. Chúng phát triển dưới nhiều dạng và sinh sôi rất nhanh. Thông thường nấm mốc thường xảy ra khi độ ẩm trên 65% và nhiệt độ trên 22 độ C. Nấm mốc sẽ làm mềm giấy và da, đồng thời cũng là loại thực phẩm ưa thích của ký sinh trùng.

Lửa. Khói và lửa có thể phá huỷ hoàn toàn tài liệu mà không để lại dấu vết, tuy nhiên có một số khói gây ra hoặc tài liệu bị đốt thành than vẫn có thể cứu và đọc được. Việc này chỉ dành cho những người làm công tác tu bổ chuyên nghiệp.

Sự phá hoại của côn trùng và ký sinh trùng là một vấn đề có thể thấy trong gia đình hoặc bất kỳ nơi nào có thức ăn hoặc môi trường thích hợp cho sự phát triển của chúng. Chuột và các loài gặm nhấm rất thích giấy da, dấu vểt răng của chúng rất dễ nhận ra trên các tài liệu này. Con bọ bạc (loại côn trùng nhỏ cánh trắng thường ăn các mảnh thức ăn vụn, bìa giấy), bọ cánh cứng, mọt, con nhậy (loại côn trùng hay cắn vải) có thể trú ẩn trong các tài liệu và sách. Có thể dễ dàng nhận biết các loại côn trùng này thông qua những dấu vết của chúng để lại như tổ, chất thải. Một môi trường bảo quản thích hợp sẽ ngăn ngừa những côn trùng này và trong mùa xuân khi chúng bay ra khỏi nơi ẩn nấp có thể dùng bẫy để bắt.

Trẻ em và người lớn vô thức. Việc vô tình làm bẩn sách và tài liệu bằng bút chì, bút mực, mứt, nước hoa, kem bôi tay. Ngoài ra còn có một số tác động khác như kéo gáy sách và các dải băng của cuốn sách, nhấp nước bọt mở sách hoặc làm phẳng chỗ nhăn của góc sách, tàn thuốc lá. Thái độ đối với những hiện tượng này có thể được xem là “không nguy hại lắm”. Các vết nhựa, nước quả, mồ hôi và nước mắt không thể tránh khỏi trong quá trình sử dụng tài liệu. Nhưng cần phải lưu ý rằng trải qua nhiều năm những vết tích này có thể gây hậu quả tới tài liệu. Việc sưu tầm tài liệu được coi là có ít giá trị vào thời điểm hiện nay, những 50 năm nữa sẽ trở nên quý báu.

An toàn. Việc trộm cắp cũng có thể coi là một loại bệnh đối với tài liệu do có một số tài liệu có thể coi là bản độc. Nên có tư vấn về an ninh trong việc bảo quản kho tài liệu của cá nhân.

20. Quy định của phòng kiểm tra tài liệu
Khi làm việc trong một phòng nghiên cứu, nên tuân theo những chỉ dẫn dưới đây, việc này sẽ giúp loại bỏ được nguy cơ tài liệu bị huỷ hoại trong quá trình được tu bổ.

  • Phải cẩn thận trong quá trình dỡ tài liệu khỏi bao gói và ghi nhớ việc tài liệu phải đặt lại được như cũ…Nếu nghi ngờ về khả năng tài liệu khó trở lại được hiện trạng bao gói như ban đầu thì nên tham khảo ý kiến của chuyên gia, đặc biệt là nếu tài liệu là bản đồ cỡ lớn hoặc hộp đựng đầy tài liệu. Đặc biệt cẩn thận khi không cuộn các tài liệu trước đó đã được cuộn lại trong một thời gian dài, bất cứ một va chạm mạnh cũng có thể làm gãy hoặc rách tài liệu
  • Cầm tài liệu một cách cẩn thận. Cần cẩn thận để không gây ra dấu hoặc tì vào tài liệu. Đồ trang sức và dây lưng có thể tạo ra dấu vết hoặc những vết lõm không mong muốn trong quá trình làm việc với tài liệu. Nước hoa/kem bôi tay có thể bị lưu lại trên giấy, và có thể điểu này không hiện ra ngay trong hàng tháng hoặc hàng năm nhưng theo thời gian dấu vết phá hoại sẽ dần hiện ra. Phải vệ sinh tay thật sạch trước khi cầm tài liệu.
  • NÊN SỬ DỤNG BÚT CHÌ KHI CÓ NHỮNG GHI CHÉP CÁ NHÂN. Dấu vết của mực không thể tẩy xoá được nếu bất chợt có sơ xẩy nhỏ xảy ra. Không được gập đánh dấu hoặc thấm nước đầu ngón tay để lật các trang tài liệu, hoặc ấn/vuốt ngón tay theo mép của tờ tài liệu. Điều này đặc biệt cần lưu ý đối với các tài liệu bằng da. Nên sử dụng một tờ giấy mềm để hỗ trợ việc đọc.
  • Không nên ăn hoặc uống trong phòng kiểm tra tài liệu.
  • Máy quay và máy scan thường không được sử dụng trong phòng này. Nên tham khảo ý kiến của nhân viên trong phòng về việc sao chép tài liệu.

Một số dụng cụ cần sử dụng trong phòng này

  • Tấm đệm sách và vật chèn bằng mút dùng cho việc kê những tài liệu chưa kiểm tra, đây là những vật dụng khiến áp lực đè lên tài liệu giảm đi khá nhiều. Tạo vết lõm ở giữa tấm đệm sách để khớp với gáy sách hoặc sử dụng miếng mút dưới mỗi tấm đệm. Không nên cố mở sách rộng ra vì hành động này có thể làm gãy hồ dán gáy sách hoặc làm cho chỗ khâu bị lỏng, có thể sử dụng dây để giữ các trang sách khỏi bị rơi xuống.
  • Có rất nhiều loại vật nặng dùng để làm co dãn giấy da hoặc giữ cho các tấm bản đồ khỏi rơi xuống.
  • Một tấm polypropylene sạch dùng ngăn cách khi đánh dấu giữa các tấm bản đồ, bảo vệ bản đồ khỏi sức ép của bút chì.
  • Nên dùng găng tay vải khi kiểm tra các tài liệu ảnh không có bảo vệ.

Không nên quên rằng các tài liệu cổ là đặc biệt quý hiếm vì vậy không nên cố gắng tu bổ mà không hỏi ý kiến các chuyên gia về vấn đề này.

21.Nên sử dụng găng tay khi cầm các tài liệu nguyên gốc
Tốt nhất là nên dùng găng tay vải khi cầm tới các tấm tài liệu da quý hiếm hoặc các tài liệu ảnh không có bảo vệ. Tuy nhiên, bất chấp việc đeo găng tay có thể hạn chế việc mồ hôi tay để lại dấu vết trên giấy, một số loại găng tay vải hoặc cao su có thể khiến cho người đeo khó khăn trong việc lật giở các tờ giấy, và có thể dính mực và bụi bẩn. Khi găng tay bị mòn và hỏng, việc mua găng tay mới thay thể có thể trở nên đắt đỏ mà cơ quan không thể đáp ứng.

Do vậy để tiết kiệm chi phí thì trong quá trình sử dụng găng tay cũng cần tuân theo một số quy định như: tài liệu phải nhẹ và có thể cầm ở bên cạnh hoặc mép tài liệu, đồng thời nếu tài liệu nặng thì phải có dụng cụ trợ giúp trong quá trình thao tác với tài liệu. Phải giữ cho tay sạch và tránh cọ hoặc chà xát bề mặt. Không được nhấp nước bọt ngón tay khi giở các trang tài liệu giấy hoặc di ngón tay theo các dòng chữ, do việc này sẽ có hại cho tài liệu giấy và có thể không tốt cho sức khoẻ của con người.

22.Những tài liệu được xem là không đạt chuẩn
Theo thời gian có thể ta muốn biết xem một tài liệu như thế nào được coi là không đạt chuẩn. Điều này có nghĩa một tài liệu hoặc một bộ sưu tập trong tình trạng hư hỏng hoặc rất giòn và việc cầm tài liệu có thể phương hại đến tính toàn vẹn của tài liệu, khi hiện tượng này xảy ra nên hỏi ý kiến chuyên gia tu bổ làm thể nào để khôi phục cho tài liệu trở lại hiện trạng tốt nhất.
Do nguồn tài liệu lưu trữ có thể rất lớn và đa dạng trong khi biên chế nhân viên lưu trữ có thể hạn chế, nên tài liệu cần khôi phục phải được đặt ưu tiên trước nhất. Do vậy cần yêu cầu nhân viên lưu trữ lập ra danh sách các tài liệu nào cần được ưu tiên khôi phục.

23.Các tài liệu ảnh và tài liệu sao chép (photo)
Chỉ nên cho phép sao chép tài liệu ảnh không quá khổ A3. Các cuốn sách và bản đồ không nên cho sao chép do có thể khiến tài liệu bị hư hại trong quá trình thực hiện.
Trong một số trường hợp có thể cho chụp lại ảnh bằng một nhà nhiếp ảnh chuyên nghiệp do nơi lưu trữ tài liệu sắp xếp. Bản quyền tác giả cũng là một vấn đề, do vậy không được phép scan tài liệu trong phòng lưu trữ./.